Các Sở Ngoại kiều ngày càng cung cấp dịch vụ nộp đơn kỹ thuật số

Tại Đức, ngày càng nhiều Sở Ngoại kiều đang chuyển đổi các dịch vụ của mình sang quy trình nộp đơn trực tuyến kỹ thuật số nhằm đẩy nhanh và đơn giản hóa các thủ tục hành chính. Một ví dụ nổi bật cho sự phát triển này là Sở Ngoại kiều tại huyện Bergstraße, nơi đã triển khai một hệ thống dịch vụ kỹ thuật số toàn diện. Điều này cho phép người nộp đơn xử lý nhiều vấn đề trực tuyến thay vì phải đến trực tiếp cơ quan. Sáng kiến này nhằm mục đích hiện đại hóa hành chính, loại bỏ các rào cản quan liêu và tăng cường đáng kể hiệu quả của các quy trình.Việc giới thiệu các dịch vụ nộp đơn kỹ thuật số tại huyện Bergstraße mang lại sự thuận tiện đáng kể cho cả công dân và doanh nghiệp. Thay vì phải đặt lịch hẹn và chờ đợi, giờ đây các thủ tục quan trọng có thể được thực hiện dễ dàng từ nhà hoặc văn phòng. Các dịch vụ được cung cấp trực tuyến bao gồm nộp đơn hoặc gia hạn giấy phép cư trú, thông báo thay đổi địa chỉ cư trú trong huyện, thông báo thay đổi chủ lao động, và khai báo thay đổi tên. Việc nộp đơn xin giấy chứng nhận tạm thời (Fiktionsbescheinigung) và cấp giấy cam kết bảo lãnh (Verpflichtungserklärung) cũng có thể thực hiện qua cổng thông tin kỹ thuật số.Quy trình nộp đơn trực tuyến được thiết kế thân thiện với người dùng. Thông qua cổng dịch vụ điện tử (e-Service-Portal) của huyện Bergstraße, người nộp đơn có thể điền các biểu mẫu cần thiết trực tuyến. Sau đó, họ tải lên an toàn các tài liệu yêu cầu, chẳng hạn như bản sao hộ chiếu, hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thuê nhà. Sau khi gửi đơn, mọi thông tin liên lạc tiếp theo với cơ quan cũng được thực hiện bằng phương thức kỹ thuật số. Điều này bao gồm việc gửi xác nhận, yêu cầu bổ sung tài liệu còn thiếu và cuối cùng là gửi các quyết định. Việc xử lý kỹ thuật số xuyên suốt này không chỉ giảm lượng giấy tờ mà còn rút ngắn đáng kể thời gian xử lý.Lợi ích của sự chuyển đổi kỹ thuật số này rất đa dạng. Đối với người nộp đơn, điều này có nghĩa là tiết kiệm thời gian và linh hoạt đáng kể, vì họ không còn bị ràng buộc bởi giờ làm việc. Đối với bản thân Sở Ngoại kiều, số hóa giúp giảm bớt gánh nặng công việc thường ngày cho nhân viên và cho phép xử lý các trường hợp hiệu quả hơn. Việc giới thiệu hồ sơ người nước ngoài kỹ thuật số (digitale Ausländerakte) cũng hỗ trợ thêm quy trình này bằng cách tất cả các thông tin liên quan đều có sẵn tập trung và dưới dạng kỹ thuật số. Những biện pháp này là một phần của việc thực hiện Luật Tiếp cận Trực tuyến (Onlinezugangsgesetz - OZG) tại Đức, nhằm mục đích cung cấp tất cả các dịch vụ hành chính dưới dạng kỹ thuật số vào cuối năm 2022. Mặc dù việc thực hiện đầy đủ vẫn đang được tiến hành, các dự án như ở huyện Bergstraße cho thấy con đường thành công hướng tới một nền hành chính hiện đại, thân thiện với công dân. Các dự án thí điểm như vậy đóng vai trò là hình mẫu cho các đô thị khác và góp phần tối ưu hóa việc tiếp cận các dịch vụ hành chính cho tất cả các bên liên quan.